O irmão de um dos sócios cuidava da parte financeira da Clínica. Certa vez um prestador de serviços antigo e com acesso aos sócios abordou-os perguntando se eles estavam com dificuldades financeiras e se ele poderia fazer alguma coisa para ajudá-los.
Assustados com a pergunta os sócios perguntaram a razão daquela oferta pois não tinham qualquer problema financeiro que tivessem conhecimento.
A resposta do fornecedor foi que ele não recebia seus honorários há mais de 6 meses, mas devido ao relacionamento antigo não cobrou seus pagamentos.
Os sócios foram verificar o que estava ocorrendo pois lembravam-se de ter assinado cheques para quitação destas cobranças e descobriram que o responsável, irmão de um deles, emitia os cheques, coletava as assinaturas, sacava e ficava com esses valores.
COMENTÁRIO DA ESPECIALISTA:
Se a Clínica trabalha com pagamentos via Internet fazendo depósitos e transferências diretamente aos fornecedores, pode usar o sistema de chaves de segurança em que o responsável pela parte financeira lance os pagamentos no site do banco e um sócio ou outra pessoa indicada aprove esses pagamentos, com o uso de outra chave de segurança.
Dessa forma a contabilidade poderá rastrear todos os pagamentos realizados.