O funcionário que administrava os pagamentos e recebimentos fazia depósitos para a conta da clínica em caixas eletronicos, porém os envelopes de depósito iam vazios. Nesse tipo de depósito, o caixa eletronico emite um comprovante baseado nos dados que o depositante informa. Se há alguma divergência o saldo é estornado após a conferência e lançado na conta corrente (usualmente no dia seguinte à operação feita no caixa eletronico).
Assim, o funcionário tinha um comprovante do depósito e anexava-o ao documento a ser enviado à contabilidade e esta por sua vez processava toda a documentação contábil do mes. O dinheiro ou cheques ficavam com o próprio funcionário para seu uso pessoal, caracterizando assim a fraude.
Essa operação se repetiu por vários meses até ser pega por uma casualidade.
COMENTÁRIO DA ESPECIALISTA:
A função da contabilidade é de registrar toda a movimentação financeira da clínica. Todos os documentos devem ser enviados à contabilidade para que ela possa exercer seu trabalho.
Se os documentos não forem enviados, não há como se fazer a checagem desses lançamentos financeiros.
Enviar o extrato bancário mensal das contas da clínica é fundamental para que esse tipo de fraude seja detectado rapidamente!
Preventivamente pode-se definir atividades e responsabilidades de cada atividade elaborando um fluxograma evitando assim a possibilidade de acontecimentos deste tipo.